L’hôpital de La Tuque à l’ère de la numérisation

SANTÉ.  Depuis le 16 octobre dernier, tous les dossiers médicaux des patients traités à l’hôpital de La Tuque sont numérisés, une révolution dans un milieu où les archives papiers régnaient en roi depuis des décennies.

L’établissement du Haut-Saint-Maurice est le troisième sur le territoire du CIUSSS Mauricie – Centre-du-Québec (MCQ) à adopter ce virage baptisé DPE pour Dossier Patient Électronique. Trois-Rivières fonctionnait déjà sous ce mode depuis 2008 et Drummondville s’est mis à l’heure numérique au mois de mai 2023. L’hôpital de Shawinigan l’a été peu après La Tuque et l’opération sera complétée cet hiver avec celui de Victoriaville.

« L’urgence d’aller avec un tel projet, c’est que le CIUSSS MCQ a été choisi avec le CIUSSS du Nord-de-l’île-de-Montréal comme région pilote pour la mise en place du Dossier de Santé Numérique (DSN). Mais un DSN sans historique, c’est comme un livre blanc. On voulait donc partir avec une base de données », explique Marc-Antoine Pouliot, chef de service – transformation numérique au CIUSSS MCQ.

Dans le premier mois suivant sa mise en place, c’est près de 70 000 feuilles qui avaient été numérisées. « On conserve les originaux pendant trois mois puis ils sont déchiquetés par la suite », souligne Mélanie Trudel, chef de service de l’ensemble des services multidisciplinaires de l’Hôpital de La Tuque. Deux numériseurs professionnels pouvant traiter jusqu’à 150 feuilles à la minute ont été acquis pour la mise en place du DPE. « On ne parle pas d’un petit scanneur qu’on trouve à Bureau en Gros », sourit Marc-Antoine Pouliot.

L’exception La Tuque

La particularité de l’établissement du Haut-Saint-Maurice, c’est que les dossiers de l’ensemble de ses trois missions (Centre hospitalier, CHSLD et CLSC) sont numérisés alors qu’ailleurs sur le territoire, seule ceux reliés à la mission hospitalière le sont. « ici à La Tuque, tous les dossiers sont classés dans le même local au sous-sol. Cela aurait été plus compliqué de faire un tri. Logistiquement, c’était beaucoup plus simple de tous les traiter », mentionne Mélanie Trudel.

Les avantages du DPE sont nombreux, au premier chef la possibilité d’être consulté à distance par un médecin situé à Shawinigan ou Trois-Rivières par exemple. « Avant, les archivistes devaient faire énormément de résumés de dossiers pour un patient qui devait aller consulter à l’extérieur comme ça arrive souvent à La Tuque. C’était beaucoup de manipulation de papiers et de photocopies », ajoute la gestionnaire.

Au front, pour assurer le succès de l’opération, une petite équipe de quatre personnes au département des archives a été mobilisée. « Les filles appréhendaient un peu sauf que ça va super bien. Ça a été de l’adaptation, mais on s’est vite fait à la nouvelle méthode de fonctionnement », souligne Marie-Elaine Bédard Dallaire, chef d’équipe de la numérisation à l’hôpital de La Tuque.

Comme le service des archives n’est ouvert que durant la semaine, des agentes administratives à l’urgence le week-end sont également requises pour numériser les dossiers en temps réel et ne pas prendre de retard en début de semaine pour l’équipe régulière.  « C’est une équipe formidable qu’on trouve ici à La Tuque, assure Nadia Péloquin, chef de service – numérisation au CIUSSS MCQ. Ce sont des jeunes dynamiques et d’amener l’informatique dans leur travail, ça les a allumés tout de suite. »

Une confidentialité renforcée

Au niveau confidentialité, le DPE est également plus sécuritaire que les traditionnels dossiers papier. « Un formulaire, même si on a un protocole très rigoureux, ça peut être consulté sans laisser de trace tandis que dans un système informatique, l’utilisateur laisse une trace numérique à chaque fois qu’il se connecte », assure Marc-Antoine Pouliot.  Pour l’instant, il n’est pas dans les plans à court terme de numériser l’ensemble des dossiers antérieurs au 16 octobre, une tâche titanesque au vu des dizaines de milliers de filières entassées dans le département des archives.

La mise en place du DPE est en tout cas surveillée partout au Québec. « C’est vraiment une innovation qui va porter fruit parce qu’on s’en va vers un monde sans papier. Il y a plusieurs autres CIUSSS qui nous contactent pour voir de la façon dont on a géré le projet parce qu’ils veulent nous imitier », conclut Nadia Péloquin.